当员工需要借钱时,应提供完善的借条并按照借条金额付给员工。会计分录为:借:其他应收款--XX,贷:现金。
当员工还款时,应凭相关领导签字的单据开具收据。以100元为例,有三种情况:
1. 员工报销的单据金额为100元,收据的金额也为100元。会计分录为:借:相关费用,贷:其他应收款。
2. 员工报销的单据金额为110元,收据的金额为100元。会计分录为:借:相关费用,贷:其他应收款,现金。
3. 员工报销单据为90元,收据的金额为100元。会计分录为:借:相关费用,现金,贷:其他应收款。
这些收据都应盖有“结算专用章”。
有时员工不能一次性还清借款,只要查账就能知道某员工还差多少钱没有还。这样可以发挥财务的管理作用。
另外,“买包公用品收据”不能作为报销凭据,只能作为
发票使用。