当汇款单位发现汇票已经过期或因其他原因未能使用汇票款项时，他们可以向签发银行申请退款。具体操作如下：
（1）如果汇款单位在银行开立了账户，并希望申请退款，他们需要准备一份说明原因的函件，并将未使用的银行汇票联和解讫通知联交回给汇票签发银行。银行会核对这些文件与银行留存的银行汇票卡片联是否一致，确认无误后，将汇款金额划入汇款单位的账户。
（2）对于未在银行开立账户的汇款单位，他们也需要将未使用的银行汇票联和解讫通知联交回给汇票签发银行，并出示申请退款单位的有关证件供银行审核。经过审核后，银行会办理退款手续。
（3）若汇款单位因为缺少银行汇票联和解讫通知联中的一联而在兑付银行无法完成兑付，他们应将剩余的一联退还给汇票签发银行，并附上一份说明短缺原因的函件。只有在签发银行同意审查后，才能办理退款手续。
最后，汇款单位在办理退款手续时，必须等待银行转回的银行汇票第四联——多余款收账通知联。只有收到这联通知后，财务部门才能根据多余的金额（该金额等于原汇款金额），编制银行存款收款凭证。
