会计档案怎么管理?有什么规定?

《会计档案管理办法》旨在加强会计档案管理,确保其有效保护和合理利用。2015年12月11日,中华人民共和国财政部、国家档案局发布了修订后的《会计档案管理办法》,自2016年1月1日起正式实施。
第一条:为了强化会计档案管理,并确保其得到妥善保护与利用,依据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》等相关法律法规,特制定本办法。
第二条:本办法适用于国家机关、社会团体、企业、事业单位及其他组织(统称为单位)的会计档案管理工作。
第三条:本办法所称的会计档案是指在单位进行会计核算过程中形成或接收的各种形式资料,这些资料记录并反映了单位的经济业务活动,包括但不限于文字、图表等形式,以及通过电子设备生成、传输和存储的电子会计档案。
第四条:财政部和国家档案局负责全国范围内的会计档案工作,共同制定统一的管理制度,并对全国范围内的会计档案工作进行监督指导。县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门则负责本行政区域内的会计档案管理工作。
第五条:各单位必须加强会计档案管理,建立健全收集、整理、保管、利用及鉴定销毁等方面的制度,采取必要的安全措施,确保会计档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
第六条:单位的档案机构或档案工作人员所属机构(统称为单位档案管理机构)负责本单位会计档案的日常管理工作。此外,单位也可以选择委托具备相应条件的第三方机构代为管理其会计档案。
第七条:单位可以利用计算机网络通信等信息技术手段来管理和利用会计档案。
第八条:当单位内部形成的电子会计资料满足特定条件时,可以仅以电子形式保存,形成电子会计档案。
第九条:对于从外部接收且附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的电子会计资料,同样可以仅以电子形式归档保存。
第十条:单位的会计机构或会计人员所属机构(统称为单位会计管理机构)需按照既定范围和要求定期整理立卷应当归档的会计资料,并编制相应的保管清册。
第十一条:当年形成的会计档案,在会计年度结束后可由单位会计管理机构临时保管一年,之后移交给单位档案管理机构长期保存。若因工作需要推迟移交,则必须事先获得单位档案管理机构的同意。
第十二条:在办理会计档案移交过程中,应编制详细的移交清册,并遵循国家档案管理的相关规定完成所有必要的手续。
第十三条:单位应当严格按照相关规章制度使用会计档案,在进行查阅、复制或借出操作时必须履行登记手续,严禁擅自篡改或损坏任何文件资料。
第十四条:根据会计档案的重要性不同,其保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限通常设定为10年或30年。
第十五条:各类会计档案的具体保管期限原则上应参照本办法附表执行,但本办法规定的保管期限是最低标准。如果实际名称与附表中列出的名称不完全一致,则应根据相似档案的标准来确定其保管期限。
第十六条:单位应当定期对接近保管期限的会计档案进行评估鉴定,并形成书面意见书。经鉴定后仍需继续保存的档案将重新设定保管期限;而对于确实没有保留价值的档案,则可以按照规定程序予以销毁。
第十七条:会计档案的鉴定工作应由单位档案管理机构牵头组织,联合会计、审计等部门共同参与。
第十八条:拟销毁的会计档案需先由单位档案管理机构编制详细的销毁清单,列明所有相关信息,然后由相关负责人签字确认后再行销毁。电子形式的会计档案还需遵守国家有关电子档案的规定,并由多个部门共同监督执行。
第十九条:对于那些尚未结清债权债务关系或其他未决事项相关的会计凭证,即使已经达到法定保管期限也不得随意销毁。这类特殊材料应该单独存放直至相关问题解决为止。
第二十条:当单位因各种原因终止运营之前产生的所有会计档案都应按照国家档案管理部门的要求妥善处理。
第二十一条至第二十六条详细规定了在不同情况下如何处理会计档案的具体操作流程及其责任归属等问题。
最后一条明确指出本办法由财政部和国家档案局负责解释,并于2016年1月1日正式生效,同时宣布1998年发布的旧版《会计档案管理办法》废止。

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